varISO FAQ

Ein Managementsystem kann als systematischer, zielgerichteter und geplanter Ansatz zur Umsetzung von Unternehmensrichtlinien und Unternehmenszielen beschrieben werden. Dies wird durch das Managementsystem erreicht, um den Betriebsprozess zu steuern, die Prozessstruktur zu starten und die vorhandenen Verfahren und Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Je nach Art und Zweck des Managementsystems enthalten branchen- und themenspezifische Standards (z. B. Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder Informationssicherheit nach ISO 27001) Anweisungen zur Strukturierung und Steuerung von Prozessen. Darüber hinaus bietet ein Managementsystem Anleitungen zur Optimierung des Prozesses. Diese Anforderungen können erfüllt werden, indem die Struktur und Prozessorganisation aufgezeichnet, beschrieben und kontinuierlich verbessert werden.

Von einem integrierten Managementsystem spricht man dann, wenn mehrere Managementsystemschwerpunkte, wie Qualität (ISO 9001), Umwelt (ISO 14001), Informationssicherheit (ISO 27001) sowie Energie (ISO 50001) oder weitere zertifizierbare Managementsysteme (wie z.B. das Datenschutzmanagementsystem) in einem zentralen übergreifenden System vereint werden. Betrachtet man dabei die Überschneidungen der Systeme, kann man diese nutzen, um die einzelnen Themenschwerpunkte miteinander zu verbinden. Nur in Ausnahmefällen werden Forderungen isoliert abgehandelt. Begünstigt werden die integrierten Managementsysteme durch die seit 2015 eingeführte die „High Level Structure“ (HLS) der meisten ISO-Managementsystem-Normen. Gemeinsame Anforderungen, wie z.B. Kontext der Organisation, Führung, Bewertung der Leistung, kontinuierliche Verbesserung, Interne Audits und Managementbewertung können einfacher eingebunden und somit themenübergreifend geführt werden.

Neben den Norm-spezifischen Vorteilen (s. u.) bedeutet eine ISO-Zertifizierung zunächst, dass Sie Ihr Wirken dokumentieren und nachweisen. Neben der Transparenz für Sie und Ihre Mitarbeiter wird ein Zertifikat oft auch im Rahmen von Ausschreibungen verlangt sowie von Kunden angefragt. Darüber hinaus ist der Nachweis für viele Unternehmen ein zentrales Marketing-Argument und trägt zu einem Imagegewinn bei. Durch eine Zertifizierung Ihres Managementsystems erhöhen Sie in vielen Fällen die Rechtssicherheit, indem Sie Haftungsrisiken frühzeitig erkennen und minimieren können. Durch die regelmäßige Überprüfung Ihres Systems durch einen unabhängigen externen Auditor ersparen Sie sich zudem oftmals zeitaufwändige Lieferantenaudits.

Wie lange ein ISO-Projekt von der Beauftragung bis zur Zertifizierung dauert hängt insbesondere von den folgenden Faktoren ab:

1) Welche Norm Sie benötigen
2) Wie viele Standorte Ihr Unternehmen hat
3) Wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen hat
4) Welche Dokumente zur Norm bei Ihnen im Unternehme schon vorliegen
5) Wieviel Zeit und Flexibilität Sie für Abstimmungen mit unseren ISO-Experten mitbringen

Grundsätzlich ist es für uns wichtig, so früh wie möglich, von Ihren Anforderungen an das ISO-Projekt zu erfahren. So können wir uns ideal auf Ihre Bedürfnisse sowie Wünsche abstimmen und können durch den Einsatz aller nötigen Ressourcen sicherstellen, dass sämtliche internen und externen Fristen eingehalten werden.

Die Zertifizierung Ihres Managementsystems nach den Regeln der ISO-Norm gilt in der Regel drei Jahre, vorausgesetzt das Managementsystem erfüllt auch innerhalb dieses Zeitraums die Normanforderungen, was jeweils nach einem Jahr mit einem Überwachungsaudit überprüft wird.

Sie fragen sich was es mit den Überwachungsaudits auf sich hat? Grundsätzlich wird zwischen Zertifizierungs-, Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits unterschieden.

Das Zertifizierungsaudit ist standardmäßig in zwei Phasen unterteilt. Im ersten Schritt wird eine Dokumentenprüfung durchgeführt, um festzustellen, ob die verwendeten Dokumente den Anforderungen der Norm entsprechen. Wenn das Ergebnis der Inspektion positiv ist, wird ein Audit vor Ort durchgeführt. Bei diesem Audit wird geprüft, ob das Managementsystem gemäß den Dokumenten arbeitet, ob alle notwendigen Prozesse (wie interne Audits oder Managementbewertungen) durchgeführt wurden und ob das gesamte Managementsystem alle Anforderungen erfüllt.

Das Überwachungsaudit prüft, ob die Standards nach ein und zwei Jahren noch erfüllt sind. Während des Überwachungsaudits wird nicht mehr das gesamte Managementsystem überprüft, sondern nur ein Teil davon.

Beim Rezertifizierungsaudit nach drei Jahren wird wiederum das gesamte Managementsystem überprüft, und sein Umfang entspricht fast dem des Zertifizierungsaudits.

Die Kosten für eine ISO-Beratung, inkl. Zertifizierung, richten sich u. a. nach folgenden Kriterien: Branche, Anzahl der Mitarbeiter und der Standorte, vorhandene Dokumentation, Mitwirkungsgrad durch Sie, Wahl der Zertifizierungsstelle und der Höhe der Fördermittel für die Beratung (die zumeist wiederum Größen- und Standortabhängig sind). Auch die Anzahl der Normen, die Sie umsetzen oder zertifizieren lassen wollen hat einen Einfluss auf die Kosten, da es zwischen einzelnen Normen zu Überschneidungen kommen kann und somit Synergieeffekte auftreten können. Die hier erzielbaren Einspareffekte geben wir natürlich gerne an Sie weiter.

Wir versuchen immer, das Maximum für Sie herauszuholen und prüfen sowohl Bundes- als auch Landesfördermöglichkeiten. So sind wir u.a. auch bei der BAFA als Berater für die Einführung Ihres Managementsystems gelistet, sodass die Fördermittel aus dem Programm “Förderung unternehmerischen Know-hows” genutzt werden können.

Für viele Unternehmer sind die ISO-Normen ein Buch mit 7 Siegeln: Sie sind unübersichtlich, unverständlich und zu kompliziert geschrieben. Tatsächlich sollen die ISO-Normen aber jedem Unternehmen helfen – gleichwohl welcher Art und welcher Größe. Da Unternehmen nun einmal unterschiedlich sind, ist dieses Vorhaben naturgemäß unglaublich schwierig. An vielen Stellen lassen die unterschiedlichen Normen aber Interpretationen und Wahlrechte zu. Dies macht es auch kleinen Unternehmen möglich alle notwendigen Bedingungen zu erfüllen. Wir haben uns auf die Beratung von kleinen und mittelständischen Unternehmen spezialisiert und sind uns der Besonderheiten und der Alltagsprobleme von KMU voll bewusst. Uns ist es besonders bei kleinen Unternehmen wichtig, darauf zu achten, dass das zu implementierende Managementsystem schlank ist und die Normanforderungen effizient umsetzt, um keine unnötige Dokumentationsflut und nichts bringende Normüberfüllung zu schaffen. Denn dies kostet nur Zeit und Geld und bringt dem kleinen Unternehmen oder dem Freiberufler keinen Vorteil. Um Ihr Risiko kalkulierbar zu machen unterbreiten wir Ihnen gerne ein Festpreisangebot (inkl. Reisekosten). Somit treten bei Ihnen keine versteckten oder unvorhergesehenen Kosten auf.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Unternehmen ein Managementsystem einführt. Entweder wird die Erstellung des (z.B. Qualitäts-, Umwelt-, Energie-, Informationssicherheits- oder Datenschutz)managementsystems komplett in Eigenregie übernommen oder es wird die externe Unterstützung eines im Idealfall erfahrenen und gut ausgebildeten Beraters hinzugezogen. Die Entscheidung welcher Weg der richtige für Ihr Unternehmen ist bleibt natürlich stets die Ihrige.

Es gibt Gründe für und gegen den Einsatz externer Berater und Auditoren, die wir Ihnen gerne kurz gegenüberstellen wollen:

Für eine externe Unterstützung durch einen Managementsystemberater spricht:
Ein Unternehmensberater für Managementsysteme verfügt über Kompetenz und Erfahrung auf dem Gebiet der Standards sowie Normen und kennt die Probleme und Herausforderungen bei ähnlichen Unternehmen wie dem Ihrigen. Die Mitarbeiter des Unternehmens verfügen normalerweise (noch) nicht über diese Kenntnisse und Erfahrungen und haben oftmals auch nicht die Kapazitäten für ein neues Projekt. Da sich erst in das neue Thema eingearbeitet werden muss, ist die Beauftragung der externen Unterstützung oftmals schneller und effizienter. Sie und Ihre Angestellten können sich weiterhin dem Tagesgeschäft widmen, während der Berater – in enger aber zeitschonender Abstimmung – ein passendes Managementsystem für Sie aufbaut. Durch den Einbezug der externen Kompetenz sollte auch einer erfolgreichen Zertifizierung einer Zertifizierungsgesellschaft nichts im Wege stehen und Sie das hierfür erforderliche Audit ohne Abweichungen erfolgreich bestehen.

Gegen eine externe Unterstützung durch einen Managementsystemberater spricht:
Hier sind natürlich insbesondere die Kosten zu nennen, die für externe Unterstützung anfallen. Gerade kleine und junge Unternehmen sollten für die Einführung eines Managementsystems den Berater Ihrer Wahl nach Fördermöglichkeiten fragen, die die Kosten für Ihr Unternehmen im Rahmen halten können. Als weiterer Kritikpunkt für den Einsatz eines externen Beraters wird oft genannt, dass dieser Ihnen unter Umständen ein Managementsystems aufbaut, welches nicht zu Ihrem Unternehmen passt. Deswegen ist es wichtig sicherzustellen, dass externe Berater nicht nur Dokumente übergeben, diese sollten auch mit Ihnen besprochen und auf Ihr Unternehmen angepasst werden. Auch gilt es Kenntnisse zur jeweiligen Norm zu vermitteln. Auf diese Weise kann das Unternehmen bzw. seine Mitarbeiter Fähigkeiten aufbauen, um das Managementsystem auch ohne die Hilfe von Beratern fortzusetzen und nach Projektende neben dem Zertifikat an sich auch tatsächlich einen Mehrwert daraus ziehen.

Bei KMU besitzt varISO einen weitreichenden Erfahrungsschatz und erstklassige Referenzen in der kompletten DACH-Region. Mit unseren gut ausgebildeten erfahrenen Beratern und Auditoren, liefern wir Ihnen punktgenau, das was Sie zur Zertifizierung, Aufrechterhaltung Ihres Managementsystems oder zur Förderung benötigen. Branchen- und Größenspezifisch sowie individuell an Ihr Unternehmen angepasst zum Festpreis.

Neben der Einführung von Managementsystemen bieten wir alle ISO-nahen Beratungsdienstleistungen an. Darunter zählen unter anderem die Planung, Vorbereitung und Unterstützung von internen sowie externen Audits, ganz egal, ob sie von einem Ihrer Kunden oder einer akkreditierten Zertifizierungsstelle durchgeführt werden. Ebenso gerne stellen wir Ihnen auch unsere Erfahrung als externer Qualitätsmanagement-, Umweltmanagement-, Informationssicherheits-, Datenschutz-, Arbeitsschutzmanagement- oder Energiemanagementbeauftragter zur Verfügung. Sollten Sie andere Ideen haben, wie wir Sie unterstützen können, sprechen Sie uns bitte jederzeit an. Wir finden eine Lösung.

Neben dem Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen, die wir in der kompletten DACH-Region betreuen, bieten wir aktuell in Baden-Württemberg und Bayern auch Städten, Gemeinden und Kommunen unsere Dienstleistungen rund um Managementsysteme, Normen und Standards an.

Wir glauben, dass die Qualität eines ISO-Projektes an mehreren harten und weichen Kriterien gemessen werden muss:

Natürlich ist zumeist die Zertifizierung und damit das erfolgreiche Zertifizierungsaudit das Primärziel und Abweichungen im Audit zeigen schnell Schwächen des eingeführten Managementsystems bzgl. der Normkonformität auf. Wenn es also zu Abweichungen kommt, sollten Sie auf jeden Fall das Gespräch mit dem Berater Ihres Vertrauens suchen.

Unserer Meinung nach reicht es aber nicht nur auf diese harten Kriterien zu schauen. Ein Managementsystem erbringt erst dann seine volle Wirkung, wenn es im Unternehmen angewendet und gelebt wird.
Zur Anwendung an sich hilft schon ein schlankes überblickbares System. Welcher Ihrer Mitarbeiter möchte sich mit hunderten von Seiten Dokumentation beschäftigen? Die Unterlagen sollen normkonform aber dennoch auch anwenderfreundlich sein. Anders ausgedrückt: In der Kürze liegt die Würze, dennoch sollten die Unterlagen vollständig und verständlich sein. Das Managementsystem im Unternehmen nachhaltig zu leben ist das sicherlich herausforderndste Ziel. Da die Akzeptanz der Mitarbeiter wichtig ist und vielfach über den Erfolg eines Managementsystems entscheidet, ist eine frühzeitige Information sehr wichtig. Durch die Einführung eines neuen Managementsystems sind alle Mitarbeiter mehr oder weniger betroffen, daher sollte man am Anfang der Einführung eines solchen Systems alle Mitarbeiter darüber informieren. Dazu gehört auch die Erläuterung der Gründe, die zu dieser Entscheidung geführt haben sowie Information darüber, was das Managementsystem (und die entsprechende ISO Norm) überhaupt beinhaltet und welche Auswirkungen dies auf jeden Einzelnen haben wird. Wichtig ist – die Fragen und ggf. Ängste der Mitarbeiter (jede Veränderung von Gewohnheiten ruft in der Regel Ängste hervor) müssen ernst genommen werden.