Externer Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen – vollständig, rechtssicher, verlässlich.

Ein Unternehmen benötigt einen Datenschutzbeauftragten, wenn mindestens 20 Mitarbeiter regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten oder wenn das Unternehmen sensible Daten wie Gesundheits- oder biometrische Informationen verarbeitet (dann auch wenn es noch keine 20 Mitarbeiter beschäftigt). Außerdem ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht, wenn die Kernaufgabe des Unternehmens in der umfangreichen Überwachung oder Auswertung von Personen besteht oder wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist. In allen anderen Fällen kann ein Unternehmen freiwillig einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn dies organisatorisch sinnvoll ist.

§ 4f Abs. 2 BDSG legt fest, dass ein Datenschutzbeauftragter die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzen muss. Unternehmen können dafür entweder eineninternen oder einen externen Datenschutzbeauftragten einsetzen.
Ein interner DSB kennt die betrieblichen Abläufe bereits sehr gut, was die Umsetzung der DSGVO erleichtert. Allerdings übt er diese Funktion oft nicht in Vollzeit aus und verfügt meist über weniger praktische Erfahrung als ein externer Spezialist.
Ein externer DSB arbeitet dagegen hauptberuflich in diesem Bereich, bringt umfangreiche Praxiserfahrung und regelmäßige Fortbildungen mit. Nachteilig ist, dass er die internen Strukturen erst kennenlernen muss, bevor er auf dem gleichen Kenntnisstand wie ein interner DSB ist.

Ja, ein Unternehmen kann seinen internen Datenschutzbeauftragten durch einen externen ersetzen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass ein interner DSB einen besonderen Kündigungs- und Abberufungsschutz hat. Er kann nur aus einem wichtigen Grund von seiner Funktion entbunden werden, etwa bei fehlender Fachkunde, Interessenkonflikten oder Zeitmangel. Die Abberufung muss schriftlich dokumentiert werden, bevor ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt wird. Das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters bleibt davon unberührt – er verliert lediglich die Rolle als Datenschutzbeauftragter, bleibt aber weiterhin im Unternehmen beschäftigt.

Die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten beginnt mit einer ausführlichen Bestandsaufnahme, bei der der aktuelle Stand des Datenschutzes im Unternehmen geprüft und ein Maßnahmenplan erstellt wird. Anschließend begleitet der externe DSB das Unternehmen kontinuierlich: Er berät bei neuen Projekten, prüft Verträge, bewertet Risiken und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Zusätzlich führt er regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter durch und überwacht laufend die Umsetzung der Datenschutzvorgaben. Im Falle eines Datenschutzvorfalls unterstützt er bei der Bewertung, Dokumentation und Meldung an die Behörden. Alle Tätigkeiten werden sorgfältig dokumentiert, damit das Unternehmen jederzeit einen Nachweis über seine Datenschutzkonformität hat.

Ja, bestehende Dokumentationen können im Rahmen der Einführung oder Optimierung eines Datenschutzmanagementsystems
geprüft und – sofern geeignet – übernommen
werden. Zunächst werden alle vorhandenen Unterlagen wie Verarbeitungsverzeichnisse, Richtlinien, Verträge, technische und organisatorische Maßnahmen oder Schulungsnachweise auf
Aktualität, Vollständigkeit und DSGVO-Konformität
geprüft. Inhalte, die bereits korrekt und nutzbar sind, werden in das neue Datenschutzsystem integriert. Fehlende oder veraltete Dokumente werden ergänzt bzw. überarbeitet. So wird sichergestellt, dass das Unternehmen nicht bei Null anfangen muss und vorhandene Arbeit effizient weiterverwendet werden kann.

Eine Mitarbeiterschulung bei varISO vermittelt die wichtigsten Datenschutzgrundlagen kompakt und praxisnah. Zu Beginn werden die zentralen Vorgaben der DSGVO erklärt und aufgezeigt, warum Datenschutz im Unternehmen wichtig ist. Anschließend lernen die Mitarbeiter, wie sie im Arbeitsalltag sicher mit personenbezogenen Daten umgehen – etwa bei E-Mails, Passwörtern, IT-Sicherheit oder im Fall eines Datenvorfalls. Die Schulung kann vor Ort, online oder als E-Learning durchgeführt werden und wird vollständig dokumentiert. Auf Wunsch erhalten die Teilnehmer ein Teilnahmezertifikat.

Bei einem Datenschutzvorfall wird zunächst intern geprüft, welche Daten betroffen sind und welches Risiko für die Betroffenen besteht. Der Datenschutzbeauftragte bewertet den Vorfall und leitet Sofortmaßnahmen ein. Wenn ein hohes Risiko vorliegt, muss der Vorfall innerhalb von 72 Stunden der Aufsichtsbehörde gemeldet werden; in manchen Fällen werden auch die betroffenen Personen informiert. Abschließend wird alles dokumentiert und es werden Maßnahmen umgesetzt, um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu vermeiden.

Wenn ein Unternehmen trotz Pflicht keinen Datenschutzbeauftragten benennt, drohen Bußgelder und ein deutlich höheres Risiko für Datenschutzfehler. Ohne DSB fehlen oft wichtige Kontrollen, Schulungen und Dokumentationen, wodurch Verstöße schneller entstehen können. Kommt es zu einem Vorfall, kann dies zudem zu Imageschäden, Kundenverlust und rechtlichen Ansprüchen führen. Insgesamt erhöht das Fehlen eines DSB sowohl die rechtlichen als auch die organisatorischen Risiken erheblich.

varISO unterstützt Sie dabei, den aktuellen Stand Ihres Datenschutzes klar zu erfassen und entwickelt gemeinsam mit Ihnen alle notwendigen Schritte hin zu einem rechtssicheren Soll-Zustand. Dabei werden zunächst Ihre bestehenden Abläufe und Unterlagen geprüft und mit den gesetzlichen Anforderungen abgeglichen. Anders als viele andere Anbieter erstellt varISO die benötigten Dokumentationen nicht nur mit Ihnen zusammen, sondern übernimmt diesen Teil vollständig. Am Ende erhalten Sie eine umfassende, vollständig ausgearbeitete DSGVO-Dokumentation bzw. ein Datenschutz-Managementsystem, welches exakt auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist. Neben der Erstellung, Verbesserung bzw. Pflege des Datenschutzmanagementsystems, der Bestellung als externer Datenschutzbeauftragter bieten wir auch interne Datenschutz-Audits sowie Datenschutzschulungen an. Auch die allgemeine Beratung zum Beispiel zu Löschangelegenheiten gehört in unser Dienstleistungsportfolio.