Dokumentenmatrix: Aufbau, Beispieltabelle und Lenkung dokumentierter Information

Eine Dokumentenmatrix ist die tabellarische Übersicht aller gelenkten Dokumente eines Managementsystems: Welche Dokumente gibt es, wer ist für sie verantwortlich, wo liegen sie, welche Fassung gilt, wann wurden sie zuletzt geprüft – und welche Normanforderungen oder Prozesse sie abdecken. Sie ist das Inhaltsverzeichnis des Systems und zugleich das Werkzeug, mit dem die Lenkung dokumentierter Information nachgewiesen wird. Andere Bezeichnungen: Dokumentenliste, Dokumentenverzeichnis, Dokumentenlenkungsliste oder Master Document List.

Normbezug: Lenkung dokumentierter Information

Alle Managementsystemnormen mit gemeinsamer Grundstruktur – ISO 9001, 14001, 45001, 50001, 27001 – verlangen in Abschnitt 7.5, dass dokumentierte Information gekennzeichnet, freigegeben, verfügbar, vor Verlust und unbefugter Änderung geschützt und in der jeweils gültigen Fassung verwendet wird; Änderungen müssen nachvollziehbar sein, veraltete Fassungen dürfen nicht unbeabsichtigt genutzt werden. Eine Dokumentenmatrix ist nicht vorgeschrieben, aber der einfachste Weg, diese Anforderungen für alle Dokumente auf einen Blick nachzuweisen. Auditoren fragen sie regelmäßig zu Beginn ab, um sich im System zu orientieren, und prüfen dann stichprobenartig, ob am Arbeitsplatz die Fassung aus der Matrix im Umlauf ist.

Aufbau: welche Spalten die Matrix braucht

Ein bewährter Aufbau mit Beispielzeilen aus einem QM-System nach ISO 9001:

Nr.	Dokument	Typ	Verantwortlich	Ablage	Revision / Datum	Normbezug	Nächste Prüfung
QMH-01	QM-Handbuch	Handbuch	Geschäftsführung	Intranet/QM	Rev. 7, 03/2026	4–10	03/2027
PB-03	Auftragsabwicklung	Prozessbeschreibung	Leitung Vertrieb	Intranet/QM/Prozesse	Rev. 4, 11/2025	8.2, 8.5	11/2026
VA-07	Prüfmittelüberwachung	Verfahrensanweisung	QMB	Intranet/QM/Verfahren	Rev. 2, 05/2026	7.1.5	05/2027
AA-12	Einrichten Presse 3	Arbeitsanweisung	Meister Fertigung	Aushang Presse 3	Rev. 5, 01/2026	8.5.1	01/2027
FB-21	Wareneingangsprüfung	Formblatt	QS	ERP-Modul QS	Rev. 3, 09/2025	8.4, 8.6	09/2026

Je nach System kommen Spalten für Geltungsbereich (Standort, Bereich), Verteiler, Aufbewahrungsfrist von Nachweisen, Vertraulichkeit (ISO 27001) oder mitgeltende externe Dokumente (Normen, Gesetze, Kundenspezifikationen) hinzu. Externe Dokumente gehören in die Matrix, weil auch für sie die gültige Fassung sicherzustellen ist.

Dokumentenmatrix führen: Praxisregeln

Eine Quelle: Die Matrix wird an einer Stelle gepflegt – vom QMB oder im Dokumentenmanagement-System, das sie automatisch erzeugt; Kopien in Abteilungen sind der häufigste Grund für veraltete Stände.
Nummernsystem: Ein Kürzel für den Dokumenttyp plus laufende Nummer (PB-03, VA-07) macht Verweise eindeutig und die Matrix sortierbar.
Freigabe vor Aufnahme: Ein Dokument steht erst in der Matrix, wenn es geprüft und freigegeben ist; die Matrix ist damit auch die Freigabeliste.
Prüfrhythmus: Jedes Dokument bekommt ein Prüfdatum, meist jährlich oder anlassbezogen; die Spalte „nächste Prüfung“ wird zur Aufgabenliste.
Normzuordnung pflegen: Die Spalte Normbezug macht die Matrix zur Normzuordnungsmatrix und erspart im Audit die Suche, wo eine Anforderung umgesetzt ist – besonders im integrierten Managementsystem mit mehreren Normen.
Nachweise getrennt führen: Für Aufzeichnungen (Prüfprotokolle, Schulungsnachweise) reicht in der Matrix der Verweis auf Formblatt und Ablage; die einzelnen Nachweise selbst werden nicht gelistet.

Ein Dokumentenmanagement-System nimmt die Pflege weitgehend ab: Versionierung, Freigabeworkflow und Wiedervorlage laufen automatisch, die Matrix ist eine Auswertung. Für kleine Unternehmen mit 30 bis 60 Dokumenten reicht eine Tabelle, solange sie konsequent gepflegt wird.

Häufige Fragen zur Dokumentenmatrix

Ist eine Dokumentenmatrix nach ISO 9001 Pflicht?

Nein. Die ISO 9001 verlangt in Abschnitt 7.5, dokumentierte Information zu lenken – Kennzeichnung, Freigabe, Verfügbarkeit, Änderungsverfolgung, Schutz vor veralteten Fassungen –, schreibt aber kein bestimmtes Werkzeug vor. Die Dokumentenmatrix ist die verbreitetste Form, diese Lenkung nachzuweisen, und wird von Auditoren regelmäßig als Einstieg ins System genutzt.

Welche Spalten sollte eine Dokumentenmatrix haben?

Mindestens Dokumentennummer, Titel, Dokumenttyp, verantwortliche Person, Ablageort, gültige Revision mit Datum und Termin der nächsten Prüfung. Sinnvolle Ergänzungen sind der Normbezug, der Geltungsbereich, der Verteiler und bei Nachweisen die Aufbewahrungsfrist. Externe Dokumente wie Normen, Gesetze und Kundenspezifikationen gehören ebenfalls hinein.