Gründe für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystem:

Es lässt sich hier zwischen internen und externen Gründen für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (ISO 9001) unterscheiden. Der primäre Beweggrund hat einen umfangreichen Einfluss auf das Qualitätsmanagementsystem.

Ist das Ziel eine Zertifizierung auf Kundenwunsch (externer Grund) wird das QMS nach DIN EN ISO 9001 in erster Linie auf die nötigen Prozesse und die Normkonformität ausgerichtet sein. Ein System mit Fokus auf Qualitätsverbesserung und Prozessoptimierung ist vielmehr auf den kontinuierlichen Verbesserungsprozess ausgerichtet (ständige Verbesserung). Hier steht die Qualität der Prozesse, Produkte und Dienstleistungen im Mittelpunkt. Hier spricht man von einem internen Grund.

Die Vorteile eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystems:

Bei den meisten größeren Unternehmen ist ein QMS bereits eine Selbstverständlichkeit. Viele kleine und mittlere Unternehmen fragen sich jedoch: was bringt uns und unseren Kunden das Qualitätsmanagement? Und wo liegen die Vorteile eines zertifizierten Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001? Tatsächlich hat Qualitätsmanagement Vorteile für Unternehmen jeder Größe:

• Der grundlegende Gedanke eines jeden Qualitätsmanagementsystems ist die Qualitätssicherung bzw. Qualitätssteigerung, also eine höhere Produkt-, Prozess- und Service-Qualität.
• Eine gesicherte und/oder sogar steigende Qualität steigert auch die Kundenzufriedenheit, also wie gut Sie als Produkt- oder Dienstleistungsanbieter die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen. Auch wird mehr Vertrauen bei Partnern geschaffen.
• Qualitätsmanagement und eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 sind zentrale Marketingargumente, die man selbstverständlich auch zu Marketingzwecken nutzen sollte. So verbessern Sie die Chancen Ihres Unternehmens bei Ausschreibungen.
• Zufriedene Kunden kaufen häufiger und meist auch mehr als unzufriedene Kunden. Dies steigert Ihre Wettbewerbsfähigkeit und hilft Potentiale bei Bestandskunden auszubauen und Neukunden zu akquirieren.
• Es werden klare und transparente Prozesse und Rollen geregelt. Somit ist ersichtlich, wer wofür zuständig ist und welche Kompetenzen diese Person besitzt.
• Durch eine effizientere Ablauforganisation kommt es zu einer Arbeitsentlastung. Durch die eingeführten Systeme werden die Abläufe im gesamten Unternehmen aufeinander abgestimmt und infolgedessen optimiert.
• Ein erfolgreiches Qualitätsmanagementsystem sorgt dafür, dass Haftungsrisiken erkannt und minimiert werden.
• Ein weiteres bedeutendes Argument für ein QMS sind die nachhaltig niedrigeren Qualitäts- und Fehlerkosten. Durch die kontinuierliche Verbesserung treten kurz-, mittel- und auch langfristig weniger Fehler auf.
• Audits fordert einen nicht zu vernachlässigbaren Ressourceneinsatz. Ein Qualitätsmanagementsystem sorgt für mehr Zeit durch weniger Kundenaudits.
• Die regelmäßige Überprüfung des Systems durch externe Auditoren bietet einen objektiven Blick von außen.
• Das Know-how im Unternehmen wird gesichert. Dies schafft unter anderem eine geringere Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen gehen Wissen und Arbeitsabläufe nicht verloren. Dies erleichtert die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und die kurzfristige Vertretung einzelner Mitarbeiter im Fall von Krankheit oder Urlaub.

An welchen Kriterien sollte die Qualität eines QM-Projektes gemessen werden?

Ganz klar, das Hauptkriterium ist sicher die Zertifizierung selbst bzw. das erfolgreich abgeschlossene Zertifizierungsaudit. Das Audit deckt die Abweichungen und Schwächen des eingeführten Managementsystem auf, so dass man die Optimierung starten kann.

Neben diesen harten Kriterien ist es unserer Meinung nach unabdingbar, dass das eingeführte Qualitätsmanagementsystem im gesamten Unternehmen – nicht nur in der QM-Abteilung – zur Anwendung kommt und gelebt wird.

Qualitätsmanagement muss man im Unternehmen „leben“

Gewiss ist das nachhaltige Leben eines QM-Systems keine einfache Aufgabe. Der erste Schritt ist hier mittels frühzeitiger Information, beispielweise durch Schulungen, die Akzeptanz der Mitarbeiter zu bekommen. Akzeptanz ist die Grundlage für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement.

Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems betrifft nahezu alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Diese sollten nicht nur darüber aufgeklärt werden was ein Qualitätsmanagementsystem und die DIN EN ISO 9001 ist, auch sollte thematisiert werden welche konkreten Ziele verfolgt werden und welche Effekte die Einführung auf jeden Einzelnen der Mitarbeiter kurz- und langfristig hat. An dieser Stelle des Prozesses ist es vor allem wichtig, auf die Fragen und ggf. auch Ängste der Mitarbeiter einzugehen sowie diese ernst zu nehmen. Denn jede Art von Veränderung schafft Unsicherheit.

Bei der Erstellung der QM-Dokumentation sollte darauf geachtet werden, dass das System schlank und gut überblickbar ist. Auch wenn die Dokumente bestimmten Anforderungen und Regeln unterworfen sind, sollten sie nicht nur normkonform, sondern auch anwenderfreundlich gestaltet sein. Hunderte Seiten komplexer Dokumentation verschwinden sonst schnell in der Schublade.

Wollen Sie mehr rund um das Thema Qualitätsmanagement und die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 erfahren? Wie sieht eine prozessorientierte Umsetzung bzw. der prozessorientierte Ansatz aus, welche Kosten und Fördermöglichkeiten gibt es und welche Praxis Tipps & Tricks gibt es für die Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems?