Unsere Experten-Tipps rund um die Auswahl und Benennung des geeigneten DSB
Von der ersten Einschätzung bis zur formalen Bestellung – unsere Experten haben ihre wichtigsten Tipps & Tricks zusammengestellt, worauf Sie bei der Wahl Ihres Datenschutzbeauftragten achten sollten.
Prüfen Sie zunächst, ob die gewünschte Person diese Rolle überhaupt übernehmen darf. Funktionen wie Geschäftsführung, IT-Leitung oder HR sind in der Regel ausgeschlossen, da sie über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden. Vermeiden Sie Interessenkonflikte – sonst ist die Benennung rechtlich angreifbar.
Ein Datenschutzbeauftragter braucht mehr als „Interesse am Thema“. Achten Sie auf nachweisbare Schulungen, Zertifikate und praktische Erfahrung im Umgang mit DSGVO, BDSG und technischen sowie organisatorischen Maßnahmen. Bitten Sie um konkrete Beispiele aus Projekten oder vorangegangenen Tätigkeiten.
Datenschutz ist keine Nebenaufgabe, die „irgendwie mitläuft“. Planen Sie ausreichend Zeit für Beratung, Dokumentation, Schulungen und Prüfungen ein. Je nach Unternehmensgröße und Datenverarbeitung kann das mehrere Stunden pro Woche bedeuten – der DSB braucht dafür freie Kapazitäten.
Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten sollte immer schriftlich erfolgen. Halten Sie in einem Bestellschreiben fest, welche Aufgaben, Befugnisse und Rahmenbedingungen gelten und dokumentieren Sie die Bestellung intern. So schaffen Sie Nachweisbarkeit gegenüber der Aufsichtsbehörde.
Der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht – er trifft aber keine unternehmerischen Entscheidungen. Legen Sie klar fest, wer im Unternehmen Maßnahmen entscheidet und umsetzt. So vermeiden Sie, dass Verantwortung „zwischen den Stühlen“ hängen bleibt.
Planen Sie von Anfang an eine Vertretung ein. Urlaub, Krankheit oder längere Abwesenheiten dürfen nicht dazu führen, dass Anfragen, Vorfälle oder Fristen unbearbeitet bleiben. Klären Sie, wer im Vertretungsfall einspringt – intern oder bei einem externen Dienstleister.
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig darüber, wer Datenschutzbeauftragter ist und wofür er zuständig ist. Das schafft Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit – insbesondere bei Fragen, Auskunftsersuchen oder Verdachtsfällen.
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stoßen bei internen Lösungen schnell an Grenzen – sei es bei Fachkunde, Zeit oder Interessenkonflikten. Prüfen Sie, ob ein externer Datenschutzbeauftragter die pragmatischere und wirtschaftlichere Lösung für Ihr Unternehmen ist.
Holen Sie sich bei der Auswahl und Bestellung Ihres Datenschutzbeauftragten kompetente Unterstützung. varISO übernimmt auf Wunsch die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten und sorgt dafür, dass Fachkunde, Unabhängigkeit und Verfügbarkeit sichergestellt sind. Unsere Berater verbinden rechtliches, technisches und organisatorisches Know-how und unterstützen Sie dabei, Datenschutz praxisnah, nachvollziehbar und auditfähig umzusetzen.