Ratsinformationssystem (RIS) und Datenschutz in Kommunen

Ein Ratsinformationssystem (RIS) ist das IT-gestützte Sitzungs- und Dokumentenmanagement einer Kommune: Es verwaltet Termine, Vorlagen, Beschlüsse und Protokolle von Rat und Ausschüssen und stellt sie Mandatsträgern, Verwaltung und – im öffentlichen Teil – den Bürgern bereit.

Datenschutzrechtlich ist das RIS eine Verarbeitung personenbezogener Daten (Mandatsträger, Antragsteller, in Vorlagen genannte Bürger): Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Berechtigungskonzept, Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und Löschfristen sind Pflicht, und die Veröffentlichung nichtöffentlicher Inhalte muss technisch ausgeschlossen sein. Für Kommunen gelten dabei neben der DSGVO die Landesdatenschutzgesetze.