Abweichung im Audit: Haupt- und Nebenabweichung

Eine Abweichung liegt im Managementsystem vor, wenn etwas nicht so ist, wie es sein soll: Eine Anforderung der Norm, des Kunden, eines Gesetzes oder der eigenen Regelungen wird nicht erfüllt. Im Audit ist die Abweichung die negative Feststellung – das Gegenstück zur Konformität; die Normen sprechen von Nichtkonformität. In der Messtechnik bezeichnet das Wort dagegen den Unterschied zwischen einem gemessenen Wert und seinem Bezugswert, siehe Ergebnisabweichung.

Haupt- und Nebenabweichung im Audit

Zertifizierungsstellen stufen ihre Auditfeststellungen nach den Regeln der ISO/IEC 17021-1 ein:

Hauptabweichung (kritische, schwerwiegende Abweichung): Eine Normanforderung ist gar nicht umgesetzt, das System versagt an einer Stelle, oder es bestehen erhebliche Zweifel, dass das Unternehmen seine Ergebnisse zuverlässig erreicht – etwa kein internes Audit, keine Managementbewertung, ein nicht überwachtes Prüfmittel an einem kritischen Merkmal. Auch mehrere Nebenabweichungen zum selben Thema können zusammen eine Hauptabweichung ergeben. Ohne wirksame Korrektur wird kein Zertifikat erteilt oder ein bestehendes ausgesetzt.
Nebenabweichung (geringfügige Abweichung): Ein einzelner Fehler in einem sonst funktionierenden System – ein fehlender Schulungsnachweis, ein Dokument mit altem Revisionsstand. Das Zertifikat ist nicht gefährdet, Ursachenanalyse und Maßnahmenplan sind aber Pflicht.
Hinweis oder Verbesserungspotenzial: keine Abweichung, sondern eine Beobachtung des Auditors ohne Handlungszwang.

Wie wird eine Abweichung behandelt?

Alle Managementsystemnormen mit gemeinsamer Grundstruktur regeln das in Abschnitt 10.2 gleich: auf die Abweichung reagieren und ihre Folgen begrenzen (Korrektur), die Ursache ermitteln, prüfen, ob es ähnliche Fälle gibt, Korrekturmaßnahmen umsetzen, deren Wirksamkeit bewerten und alles dokumentieren. Für die Ursachenanalyse eignen sich die 5-Why-Methode oder das Fischgrätendiagramm. Die Zertifizierungsstelle setzt Fristen für Maßnahmenplan und Nachweis; bei Hauptabweichungen prüft sie die Umsetzung in der Regel in einem Nachaudit.

Abweichungen sind kein Makel, sondern der Rohstoff der Verbesserung: Ein internes Audit ohne jede Feststellung ist selten ein Zeichen für ein perfektes System – eher für ein oberflächliches Audit.

Häufige Fragen zur Abweichung

Was ist der Unterschied zwischen Haupt- und Nebenabweichung?

Eine Hauptabweichung stellt die Wirksamkeit des Managementsystems in Frage, etwa weil eine Normanforderung gar nicht umgesetzt ist; sie muss vor Erteilung oder Fortbestand des Zertifikats wirksam behoben sein. Eine Nebenabweichung ist ein Einzelfehler in einem funktionierenden System; hier genügen Ursachenanalyse und Maßnahmenplan, die Wirksamkeit wird im nächsten Audit geprüft.

Verliert man bei einer Abweichung das Zertifikat?

Nicht unmittelbar. Bei Nebenabweichungen bleibt das Zertifikat bestehen. Bei einer Hauptabweichung setzt die Zertifizierungsstelle eine Frist zur Behebung; erst wenn diese verstreicht oder die Maßnahmen nicht wirken, wird das Zertifikat ausgesetzt und später entzogen.