Dokumentenmanagement-System (DMS) im Managementsystem: Nutzen, Normbezug und Auswahl

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, die Dokumente zentral erfasst, ablegt, versioniert, mit Zugriffsrechten schützt, über Workflows freigibt und wiederauffindbar macht. Im Managementsystem übernimmt es die Lenkung dokumentierter Information: Es sorgt dafür, dass nur die gültige Fassung einer Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisung oder Betriebsanweisung im Umlauf ist, dass Änderungen nachvollziehbar sind und dass Nachweise sicher und fristgerecht aufbewahrt werden. Ein DMS ist kein Muss – ein Dateiserver mit Disziplin erfüllt die Norm auch –, aber ab einigen Dutzend gelenkten Dokumenten und mehreren Standorten die deutlich zuverlässigere Lösung.

Was ein DMS für das Managementsystem leistet

Versionierung: jede Änderung erzeugt eine neue Version, alte bleiben nachvollziehbar, nur die freigegebene ist sichtbar.
Freigabeworkflow: Erstellen, Prüfen, Freigeben durch festgelegte Rollen; Dokumente sind erst nach Freigabe gültig.
Wiedervorlage: Prüftermine je Dokument, automatische Erinnerung an Verantwortliche.
Berechtigungen: wer darf lesen, ändern, freigeben – wichtig für vertrauliche Dokumente im ISMS und Datenschutz.
Verteilung: Lesebestätigung für Richtlinien und Betriebsanweisungen als Nachweis der Kenntnisnahme.
Suche und Metadaten: Dokumentennummer, Typ, Prozess, Normbezug, Geltungsbereich – die Dokumentenmatrix wird zur Auswertung statt zur Pflegeaufgabe.
Revisionssichere Archivierung: Nachweise unveränderbar mit Aufbewahrungsfrist und Löschung nach Ablauf – relevant für Prüfprotokolle, Schulungsnachweise, Verträge, steuerlich relevante Unterlagen (GoBD).

Normbezug: Lenkung dokumentierter Information

Alle ISO-Managementsystemnormen verlangen in Abschnitt 7.5, dass dokumentierte Information angemessen gekennzeichnet und formatiert, geprüft und freigegeben wird und dass sie verfügbar, geeignet und geschützt ist – vor Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäßer Verwendung und Verlust der Integrität. Verteilung, Zugriff, Ablage, Änderungsverfolgung, Aufbewahrung und Vernichtung sind zu regeln; externe Dokumente sind einzubeziehen. Ein DMS bildet genau diese Anforderungen technisch ab und liefert den Nachweis auf Knopfdruck. Auditoren prüfen trotzdem am Arbeitsplatz: Liegt dort ein Ausdruck mit altem Stand, hilft das beste System nichts – Ausdrucke gehören mit Datum und Hinweis „nur am Druckdatum gültig“ versehen oder ganz vermieden.

Auswahl und Einführung

Für kleine und mittlere Unternehmen reichen meist die Dokumentenfunktionen vorhandener Plattformen – SharePoint oder vergleichbare Systeme mit Versionierung, Freigabe und Berechtigungen –, oder eine spezialisierte QM-Software, die Dokumentenlenkung mit Maßnahmen-, Audit- und Schulungsmanagement verbindet. Kriterien: Abbildung des eigenen Freigabeprozesses, einfache Bedienung für Gelegenheitsnutzer, Volltextsuche, Lesebestätigung, Schnittstellen zu ERP und E-Mail, Datenschutz und Serverstandort, revisionssichere Archivierung. Die Einführung beginnt mit dem Aufräumen: Dokumentenbestand sichten, Dubletten und veraltete Fassungen entfernen, Nummernsystem und Metadaten festlegen – erst dann migrieren. Ein DMS konserviert sonst das Chaos, das es beseitigen sollte.

Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement-System

Ist ein Dokumentenmanagement-System für die ISO-Zertifizierung Pflicht?

Nein. Die Normen verlangen die Lenkung dokumentierter Information – Kennzeichnung, Freigabe, Versionierung, Zugriff, Schutz, Aufbewahrung –, aber kein bestimmtes Werkzeug. Ein Dateiserver mit klaren Regeln und einer gepflegten Dokumentenmatrix erfüllt die Anforderungen ebenfalls. Ein DMS macht die Lenkung ab einer gewissen Dokumentenzahl zuverlässiger und den Nachweis im Audit einfacher.

Was ist der Unterschied zwischen DMS und Dokumentenmatrix?

Die Dokumentenmatrix ist die Übersicht aller gelenkten Dokumente mit Verantwortlichen, Ablage, Revision und Prüfterminen – ein Dokument, meist eine Tabelle. Das DMS ist die Software, die die Dokumente selbst verwaltet, versioniert und freigibt. In einem DMS wird die Dokumentenmatrix automatisch aus den Metadaten erzeugt und muss nicht mehr von Hand gepflegt werden.