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Überwachungsaudit: Inhalte, Fristen und Vorbereitung im Zertifikatszyklus
Das Überwachungsaudit ist das jährliche Audit, mit dem eine Zertifizierungsstelle innerhalb des dreijährigen Zertifikatszyklus prüft, ob ein zertifiziertes Managementsystem weiterhin die Normanforderungen erfüllt und wirksam ist. Es findet im ersten und zweiten Jahr nach dem Zertifizierungsaudit statt, ist kürzer als dieses – meist etwa ein Drittel der Auditzeit – und prüft nicht das ganze System, sondern Pflichtthemen und wechselnde Schwerpunkte. Wird es nicht fristgerecht durchgeführt oder bestanden, verliert das Zertifikat seine Gültigkeit.
Was im Überwachungsaudit geprüft wird
Die Regeln der ISO/IEC 17021-1 legen fest, dass bestimmte Themen in jedem Überwachungsaudit vorkommen:
- interne Audits und Managementbewertung seit dem letzten Audit,
- Umsetzung und Wirksamkeit der Maßnahmen zu den Feststellungen des Vorjahres,
- Umgang mit Beschwerden und Reklamationen,
- Wirksamkeit des Systems im Hinblick auf die Ziele und die fortlaufende Verbesserung,
- Steuerung der Prozesse, Änderungen im Unternehmen oder im System,
- korrekte Verwendung von Zertifikat und Zertifizierungszeichen.
Dazu kommen Schwerpunkte, die im Auditprogramm der Zertifizierungsstelle über den Zyklus verteilt sind, sodass bis zur Rezertifizierung alle Normkapitel und Bereiche mindestens einmal auditiert wurden. Bei Umwelt-, Arbeitsschutz- und Energiemanagementsystemen gehören die Einhaltung der bindenden Verpflichtungen und die Leistungsentwicklung – Umweltkennzahlen, Unfallzahlen, energiebezogene Leistung – zu den festen Themen.
Fristen und Folgen
Das erste Überwachungsaudit muss innerhalb von zwölf Monaten nach der Zertifizierungsentscheidung stattfinden, die weiteren jeweils im Jahresabstand; die Zertifizierungsstelle plant die Termine mit dem Unternehmen. Verstreicht die Frist, wird das Zertifikat ausgesetzt – das Unternehmen darf dann nicht mehr mit ihm werben – und nach längstens sechs Monaten entzogen. Bei Hauptabweichungen im Überwachungsaudit gilt dasselbe Verfahren wie bei der Zertifizierung: Maßnahmenplan und Nachweis innerhalb einer Frist, gegebenenfalls ein Nachaudit; Nebenabweichungen werden mit Maßnahmenplan geschlossen und im nächsten Audit auf Wirksamkeit geprüft. Wesentliche Änderungen – neuer Standort, Erweiterung des Geltungsbereichs, Übernahme – sind der Zertifizierungsstelle zu melden und können ein Sonderaudit auslösen.
Vorbereitung
- Internes Audit und Managementbewertung rechtzeitig vor dem Termin abschließen – das sind die ersten Fragen des Auditors.
- Maßnahmen aus dem Vorjahr mit Wirksamkeitsnachweis bereithalten.
- Kennzahlen und Zielerreichung aktuell auswerten; Abweichungen erklären können.
- Änderungen seit dem letzten Audit zusammenstellen: Organisation, Prozesse, Anlagen, Rechtslage.
- Beschäftigte in den auditierten Bereichen informieren, nicht schulen – der Auditor merkt den Unterschied.
Unternehmen, die das System im Alltag nutzen, erleben das Überwachungsaudit als Routine mit einem halben bis anderthalb Tagen Aufwand; Unternehmen, die es nur fürs Zertifikat pflegen, erleben es als jährliche Krise. Der Unterschied liegt nicht im Audit.
Häufige Fragen zum Überwachungsaudit
Wie oft findet ein Überwachungsaudit statt?
Einmal jährlich in den beiden Jahren zwischen Zertifizierung und Rezertifizierung. Das erste Überwachungsaudit muss innerhalb von zwölf Monaten nach der Zertifizierungsentscheidung stattfinden. Im dritten Jahr ersetzt das Rezertifizierungsaudit das Überwachungsaudit.
Was ist der Unterschied zwischen Überwachungsaudit und Rezertifizierungsaudit?
Das Überwachungsaudit prüft jährlich Pflichtthemen und ausgewählte Schwerpunkte mit etwa einem Drittel der Zertifizierungsauditzeit und bestätigt die Aufrechterhaltung des Zertifikats. Das Rezertifizierungsaudit prüft nach drei Jahren das gesamte System erneut, bewertet die Leistung über den ganzen Zyklus und führt zu einem neuen Zertifikat.
Was passiert, wenn das Überwachungsaudit nicht fristgerecht stattfindet?
Die Zertifizierungsstelle setzt das Zertifikat aus; das Unternehmen darf dann nicht mehr damit werben oder es gegenüber Kunden verwenden. Wird das Audit nicht innerhalb der von der Stelle gesetzten Frist – höchstens sechs Monate – nachgeholt und bestanden, wird das Zertifikat entzogen und eine erneute Zertifizierung ist nötig.
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Wir bereiten Sie auf jedes Überwachungsaudit vor – mit internen Audits, die die Fragen des Zertifizierers vorwegnehmen.